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Führungswerkzeuge:

Gezielter Einsatz von wenigen Werkzeugen.

Die Führungswerkzeuge dienen den Führungskräften als „Werkzeugkasten“ für ihre tägliche Arbeit. Sie sind dazu da, den Führungsprozess zu unterstützen, zu vereinheitlichen und unternehmensweit anzuwenden.

Es ist sinnvoll, nur wenige Werkzeuge anzuwenden; dies aber regelmäßig und konsequent zu tun. Dadurch können Erfahrungen mit ihrem Einsatz gewonnen und sie permanent verbessert werden. Auf diesem Weg können die Instrumente viel zu einer wirksamen Führung beitragen.

Für mittelständische Unternehmen sind in erster Linie vier Werkzeuge relevant:

– Mitarbeitergespräch
– Kritikgespräch
– Regelmäßige Meetings
– Definition der Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Mitarbeitergespräch

Ein wichtiges Instrument für die Führung von Personal ist das Mitarbeitergespräch. Natürlich steht ein Vorgesetzter dauerhaft im Kontakt mit seinem Team. Doch ist es wichtig, in regelmäßigen Abständen ein „offizielles“ Gespräch zu führen, welches fernab jeder Alltagssituation ohne Termindruck stattfindet.

Im Vordergrund eines solchen Gesprächs stehen zum Beispiel die Standortbestimmung, die Reflexion von Leistungen und der Ausblick auf die Zukunft. Sowohl die Führungskraft als auch die Mitarbeiter können das Gespräch für ihre aktuelle Sicht der Dinge nutzen, wobei die Motive selbstverständlich unterschiedlich sein dürften.

Es ist ratsam, ein solches Meeting zwei Mal im Jahr anzusetzen und die Termine dafür verbindlich festzulegen.

Eine gezielte Vorbereitung ist unabdingbar. Nur so kann das Meeting unter passenden Bedingungen stattfinden, mit denen ein kooperativer Austausch gefördert wird. Insbesondere muss darauf geachtet werden, dass die Hierarchie hier keine Rolle spielt, damit vertrauensvoll miteinander gesprochen werden kann.

Kritikgespräch

Zu einem Kritikgespräch zwischen dem Vorgesetzten und einem Mitarbeiter muss es dann kommen, wenn eine Aufgabe unzureichend erfüllt wurde oder dauerhaft schlechte Leistungen abgeliefert werden. Ein solches Gespräch gilt als schwierig, jedoch ist es absolut notwendig, da ansonsten erkannte Mängel nicht gelöst werden und sich vervielfachen. In einem Kritikgespräch geht es um die Mängel der Arbeitsleistung des Mitarbeitenden.

Ziel der Zusammenkunft ist dabei kein Verhör seitens der Führungskraft, sondern ein kooperatives Miteinander zur Verbesserung und Lösungsfindung. Dabei ist es wichtig, die Sachebene nicht zu verlassen.

Das Gespräch sollte nicht unmittelbar nach der Schlechtleistung erfolgen, da die Emotionen zu diesem Zeitpunkt noch nicht ausgeblendet werden können. Ein allzu langes Aufschieben in die Zukunft ist aber auch nicht ratsam, da hierdurch der aktuelle Bezug zum Thema verlorengeht.

Regelmäßige Meetings

Es entscheidet auch das Mitdenken und „Mitziehen“ der Mitarbeiter über den Erfolg oder das Scheitern von Unternehmen. Deshalb ist das Thema Information und Kommunikation eine zentrale Führungsaufgabe

Zu einer guten Unternehmensführung gehört heute auch ein gutes Kommunikationsmanagement, welches sich auch in regelmäßigen Meetings ausdrückt.

Zwei Fehler dürfen nicht begangen werden: Ein oft zu findendes Vorurteil ist es, zu meinen, durch die Meetings würde den (Führungs)Mitarbeitenrn „nur Zeit gestohlen“. Die Erfahrung zeigt aber, dass ohne diese gezielte Kommunikation während eines Arbeitstages – im Vergleich zum Zeitaufwand für diese Besprechungen – deutlich mehr Zeit zum Beispiel durch Informationsdefizite verloren geht.

Zum anderen: Die Meetings werden ein paarmal durchgeführt und dann – mit dem Vorwand der „Zeitersparnis“ – wieder auf Dauer ausfallen lassen. Auch dieser Fehler darf nicht begangen werden.

Definition der Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Zu den Führungswerkzeugen gehört es auch, klar festzulegen, welche Aufgaben im Unternehmen auszuführen sind, wer sie erledigen muss und wer dafür die Verantwortung hat. Am besten ist es, wenn mit der „Verantwortungsmatrix“ gearbeitet wird.

Was ist das? Eine solche Tabelle listet in der Senkrechten die Aufgaben auf, die im Unternehmen zu erledigen sind. In einem ersten Schritt müssen vollumfänglich alle Aufgaben gelistet werden, die im Unternehmen notwendig sind. Doch auch die Aufgaben, die bisher – meistens auch Zeitmangel – vernachlässigt wurden, werden im zweiten Schritt in die Liste aufgenommen.

In der Horizontalen werden die Namen aller Mitarbeiter nebeneinander verzeichnet. Jetzt kann jeder Aufgabe die dafür verantwortliche Person bzw. die Personen zugeordnet werden.

Eine Verantwortungsmatrix erfüllt mehrere Aufgaben:

– Sie zeigt alle Aufgaben, die im Unternehmen auszuführen sind,
– sie liefert eine ausführliche und überblicksartige Darstellung: „Wer macht was?“ …
– und gliedert die Aufgaben nach dem „RACI-Prinzip“ in:

• Responsible (verantwortlich),
• Accountable (zuständig),
• Consulted (beratend oder unterstützend),
• Informed (informiert).

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Führungswerkzeuge

Die Führungswerkzeuge dienen den Führungskräften als „Werkzeugkasten“ für ihre tägliche Arbeit. Sie sind dazu da, den Führungsprozess zu unterstützen, zu vereinheitlichen und unternehmensweit anzuwenden.

Für mittelständische Unternehmen sind in erster Linie vier Werkzeuge relevant: Mitarbeitergespräch, Kritikgespräch, Regelmäßige Meetings und Definition der Aufgaben und Verantwortlichkeiten.

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Die Arbeitsblätter nennt Ihnen mögliche Meetings, die in kleineren und mittleren Unternehmen regelmäßig stattfinden sollten bzw. müssten. Darüber hinaus finden Sie viele Beispiele an Themen, die während dieser Meetings auf die Tagesordnung gesetzt werden können.

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